Planejamento Financeiro: o que você precisa saber

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Ao abrir um escritórios de advocacia, o advogado coloca a organização em segundo plano, dando prioridade às operações diárias de produção intelectual e reuniões com clientes. É comum encontrar advogados que não conhecem os valores exatos a receber no dia. Para obter essa informação com precisão, perde-se muito tempo buscando informações anotadas em diversos lugares.

Em outros casos, o advogado não tem controle de caixa que permita apurar se todos os recebimentos e pagamentos estão corretos e se o saldo em caixa confere com as entradas e saídas de recursos.

Quando o advogado não anota e não conhece corretamente os seus gastos, é impossível projetar valores a gastar, planejar reduções e controlar para que as despesas não saiam dos limites estipulados.

Em resumo, não é possível um escritório de advocacia sobreviver sem que haja uma boa organização das informações necessárias à gestão financeira do escritório de advocacia. O primeiro passo é a definição de custos, assim é possível esclarecer o primordial e entender como começar.

Primeiramente é importante conhecer os termos e saber o que é gasto, custo e despesa, para assim poder montar seu planejamento financeiro e organizar melhor o seu escritório.

 

Para entender melhor, vamos aos termos:

 

Gasto:  gasto é todo sacrifício financeiro que implique desembolso imediato ou futuro de recursos (capital) da empresa é considerado um gasto. O gasto pode ser um investimento, custo ou despesa.

Custo: é um gasto relativo ao bem ou serviço utilizado na produção de outros bens e serviços, como por exemplo, a matéria prima utilizada na formação do produto. Deve-se também esclarecer a diferença entre os custos diretos e indiretos, onde o primeiro se resume naquele facilmente identificado no serviço jurídico e o segundo é aquele não identificado no serviço jurídico.

Investimento: são gastos ativados (classificados no ativo), que gerarão suporte tecnológico, estrutural e operacional em função da utilidade futura de bens ou serviços obtidos, ou seja, ativado em função da sua vida útil ou benefícios atribuíveis a períodos futuros, como por exemplo, a aquisição de equipamentos, computadores, softwares, etc.

Perdas: são gastos incorridos de forma anormal e inesperada de forma que não compreende o processo rotineiro do escritório.

Desembolso: pagamento resultante da aquisição do bem ou serviço, independentemente de quando o produto e serviço foi ou será consumido.

 

Próximo passo é levantar os dados importantes referentes aos gastos do escritório de advocacia, ou seja, itens e valores para alimentar a ferramenta de controle de custos, isto consiste em:

 

1- Determinar os custos totais do escritório de advocacia e classificá-los em diretos e indiretos.

2- Determinar a quantidade de matéria-prima e outros materiais auxiliares para o exercício da advocacia.

3- Determinar o número de horas de produção jurídica e networking com clientes.

4- Levantar os custos indiretos mensais do escritório de advocacia.

 

Montar, criar e desenvolver uma planilha de cálculo/custo para a prestação dos serviços advocatícios sabe-se que não é uma tarefa simples, por isso os custos precisam ser classificados da seguinte forma:

 

  1. Custo Direto Variável:são valores das horas de trabalho intelectual e de deslocamentos de determinado cliente e/ou processo;
  1. Despesas Variáveis:são os gastos com a prestação dos serviços jurídicos, como por exemplo: os impostos sobre os honorários, comissões sobre substabelecimentos;
  1. Despesas Fixas:são as despesas de funcionamento do escritório de advocacia, tais como: aluguel, água, luz, telefone, salários, pró-labore, manutenção, depreciação etc.

 

Depois destes passos definidos, o advogado poderá ter uma base para fazer os cálculos em cima dos itens já formatados na planilha.

 

Outras dicas importantes consistem em:

 

1- Estruturar adequadamente as informações contábeis.

2- Verificar se todos os custos estão sendo contabilizados adequadamente.

3 – Dar especial atenção à metodologia de rateio dos custos indiretos.

4 – Não esquecer de revisar o Plano de Contas, para que possa ajustar à necessidade de informações.

5- Utilizar os custos padrões para aferir a eficácia do sistema.

 

Não basta calcular os gastos. É preciso observar atentamente as distorções e desperdícios, para que assim possibilite gerenciá-los.

Por fim, alguns itens importantes que devem constar na planilha de custos e despesas:

 

Planejamento Financeiro

 

E assim outros gastos que o escritório de advocacia achar conveniente de acordo com a área de atuação. Depois é só efetuar os cálculos para que, com base nos resultados, possa tomar decisões.

 

  • Dica: Dedique bastante tempo para essa etapa e faça cálculos precisos baseados na realidade. Lembre-se de incluir a documentação necessária, localização do escritório, móveis e equipamentos, software, além da mão-de-obra. Considere ainda os custos para manter o escritório de advocacia, como aluguel, contas de luz, água e telefone, Internet e salários.

 

via: Astrea

 

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